A un moment ou un autre de votre carrière professionnelle, vous serez amené à partir en mission pour le compte de votre structure. Il faudra faire signer l’ordre de mission. Pour éviter les mauvaises surprises, il convient de le faire signer par la bonne personne. On vous en dit plus ici.
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L’employeur
Si vous allez en mission, c’est que vous êtes employé dans une boîte. L’établissement auquel vous offrez vos services a donc admis que vous êtes sous contrat avec lui. Vous êtes rémunéré à la fin de chaque mois et avez tous les droits légalement reconnus comme droits du travailleur, selon les textes en vigueur.
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C’est à votre employeur, ici, le directeur de l’entreprise, de signer alors l’ordre de mission. Il reconnaît par cet acte vous avoir mandaté pour opérer dans telle contrée pour son entreprise. Vous êtes donc couvert et vous bénéficiez de certains privilèges.
C’est à l’employé envoyé en mission de veiller à ce que ce document lui soit remis avant son départ. Dans le cas contraire, il perdrait volontairement ses droits. Il ne profitera alors plus des frais de transport, de restauration et si possible, de logement alloués par l’entreprise pour sa mission.
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Un délégué
Au cas où le chef ne serait pas présent ou apte à signer les ordres de mission, il peut conférer ses pouvoirs à une autre personne. Elle aura alors les mêmes pouvoirs que le directeur de l’entreprise durant un temps défini, tout au moins jusqu’au retour de l’autorité. Il s’agit du délégué.
Ce sera alors au délégué de signer l’ordre de mission. Il le fera comme s’il s’agissait de l’autorité elle-même. Il doit y avoir la précision P.O. pour préciser que ce n’est pas le chef qui a signé, mais quelqu’un qui prend sa place provisoirement.
Il faut noter que ce procédé est rare. Les missions étant des activités ponctuelles et programmées, l’on en a connaissance à l’avance par le biais du calendrier professionnel. Le chef d’établissement signe alors les documents importants avant de partir. On ne peut avoir affaire à un délégué que dans les cas d’exception.
L’autorité de tutelle
Dans certains cas, comme dans les services affiliés à un ministère par exemple, c’est le ministre qui signe l’ordre de mission. Il s’agit là d’un cas de recours à la hiérarchie. Ce sont des ordres de mission que le ministre réalise par exemple, pour des travailleurs de son département, placés dans des régions éloignées. Il atteste ainsi en tant que chef qu’il valide le projet de mission et en est l’ordonnateur.
Dans le contexte actuel, il ne s’agit plus simplement de l’employeur. Cela va bien au-delà. C’est celui qui ordonne ou demande à ce que l’employé aille en mission qui valide la mission. Pour que sa signature ait une quelconque valeur, il faudrait qu’il soit une autorité d’envergure. Il faut noter que l’ordonnateur peut être différent du chef d’établissement, comme dans l’illustration choisie plus haut.
L’actionnaire majoritaire siégeant au conseil d’administration peut signer à son niveau un ordre de mission. C’est lui qui convoque l’employé et il doit veiller à ce que les privilèges lui soient accordés financièrement tout au moins.
Le salarié concerné
En tant que salarié concerné par un ordre de mission, vous devez suivre la procédure professionnelle. Le signataire est responsable du financement, c’est-à-dire qu’il veillera à ce que tous les frais relatifs aux voyages ou autres dépenses liées au projet soient couverts.
Si l’ordre émane d’un supérieur hiérarchique et non pas d’une autorité supérieure comme mentionné plus haut, il faudra aussi vérifier si la personne possède réellement l’autorité nécessaire pour approuver la mission. Si vous avez des doutes quant aux personnes habilitées à signer les ordres de mission dans votre entreprise, il est recommandé de contacter les ressources humaines afin d’en avoir une idée claire.
Avant toute signature, prenez bien le temps de lire toutes les dispositions inscrites dans l’ordre ainsi que leurs implications sur vos conditions professionnelles actuelles et futures. Assurez-vous notamment des modalités financières prévues : seront-elles suffisantes pour couvrir toutes vos dépenses ? Vous pouvez aussi demander conseil auprès d’un représentant syndical afin que tout soit clair avant votre départ en mission.
Le service des ressources humaines
Le service des ressources humaines est un département qui a pour fonction principale de gérer les relations entre l’entreprise et ses employés. Il sert aussi d’intermédiaire en cas de conflit ou de problèmes administratifs liés aux missions.
Dans le cadre des ordres de mission, le rôle du service RH consiste à vérifier que toutes les procédures ont été suivies conformément aux politiques internes en matière d’autorisation et d’approbation. Une fois que l’ordre a été signé par la bonne autorité, il est transmis au service RH afin qu’il puisse traiter tous les éléments relatifs à la mission.
Si vous êtes employé dans une entreprise où ces formalités sont respectées, votre supérieur hiérarchique remplira une demande d’autorisation auprès du service RH sur un formulaire spécifique dédié aux ordres de mission, comprenant notamment :
- Votre nom ;
- Lieu et date du départ ainsi que ceux prévus pour le retour ;
- Type(s) de transport utilisé(s) ;
- Description brève mais précise des activités professionnelles envisagées pendant la durée du séjour ;
- Liste complète des frais estimatifs liés à la mission.
• Vérifiez si vous avez besoin d’un OM ;
• Identifiez qui doit signer cet OM ;
• Assurez-vous que cet individu possède bien l’autorisation nécessaire ;
• Renseignez-vous sur les modalités de prise en charge des frais ;
• Contactez le service RH pour toute demande complémentaire.
En suivant ces différentes étapes, vous pouvez être certain que votre ordre de mission sera validé rapidement et efficacement.
